1.   WPROWADZENIE

Niniejsze Polityka ochrony prywatności danych klientów, dostawców i partnerów biznesowych dotyczy przetwarzania wszystkich danych osobowych, których administratorem jest Brand New Galaxy Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, przy ul. Ząbkowskiej 27, 03-736 Warszawa (dalej jako „Spółka”).

Realizacja celów Spółki wymaga przetwarzania danych osobowych. Podczas przetwarzania takich danych, Spółka zobowiązuje się zachować zgodność z odpowiednimi przepisami.

Przetwarzanie dotyczy danych osobowych (potencjalnego) klienta, (potencjalnego) dostawcy oraz partnera biznesowego. W kontekście niniejszej polityki Prywatności, powyższe podmioty nazywane będą „Partnerami”.

Polityka Prywatności zawiera dane osobowe, które gromadzi Spółka oraz opisuje sposób, w jaki Spółka korzysta z tych danych i komu je powierza lub ujawnia.

Niniejsza polityka obowiązuje od dnia 25 maja 2018 roku. Polityka może ulegać zmianom, przy czym najnowsza wersja jest publikowana na naszej stronie internetowej. W przypadku wprowadzenia istotnych zmian, zostaniecie Państwo niezwłocznie poinformowani o takiej sytuacji.

2.   W JAKIM CELU PRZETWARZAMY PAŃSTWA DANE OSOBOWE

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• Zawarcia i realizacji umowy
• Weryfikacja Partnera celem zawarcia umowy – celem zawarcia umowy Spółka może zweryfikować Partnera, np. w jawnych rejestrach.
• Zarządzanie relacjami – realizacja umowy może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych w celu dostarczania, otrzymywania, bądź administracji produktów lub usług. Spółka będzie przetwarzać Państwa dane osobowe w celu dalszej realizacji umowy, w tym realizacji usług dla klienta.
• Dostęp do siedziby Spółki – dane osobowe są przetwarzane w celach weryfikacyjnych oraz zapewnienia bezpieczeństwa ludzi i mienia, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki.
• Kontaktowych
• Możliwość bezpośredniego porozumiewania się z pracownikami/reprezentantami Partnera – możliwość kontaktu na różne sposoby (np. pocztą elektroniczną, telefonicznie lub za pośrednictwem strony internetowej). W takim przypadku zostaną wykorzystane Państwa dane osobowe, w celu udzielenia odpowiedzi na Państwa pytanie/ żądanie. Istnieje również możliwość kontaktu z Państwem w związku z istotnymi kwestiami związanymi z umową. Przetwarzanie to odbywa się w oparciu o nasz uzasadniony interes, realizację umowy lub za Państwa zgodą.
• Przesyłanie materiałów marketingowych – za Państwa zgodą lub w przypadku, gdy mamy uzasadniony interes, możemy przesyłać Państwu informacje marketingowe, aby na bieżąco informować Państwa o wydarzeniach, ofertach specjalnych, możliwościach oraz bieżących i przyszłych produktach i usługach Spółki. Kontaktując się z Państwem w sprawie komunikacji marketingowej, będziemy kontaktować się z Państwem za pośrednictwem poczty elektronicznej lub za pośrednictwem biuletynów / broszur / magazynów (przesyłki pocztowe). Jeśli nie chcą już Państwo otrzymywać od nas ankiet lub informacji marketingowych, prosimy o kontakt, zgodnie z pkt 12 poniżej.
• Biznesowych Spółki
• Sprawozdawczość zarządcza – będziemy przetwarzać dane osobowe do różnych celów biznesowych, w odniesieniu do których mamy uzasadniony interes w ich przetwarzaniu, taki jak analiza danych, audyty, opracowywanie nowych produktów, ulepszanie, poprawa lub modyfikowanie naszych usług, identyfikacja trendów użytkowania, określanie skuteczności naszych kampanii promocyjnych oraz prowadzenie i rozszerzanie naszej działalności biznesowej.
• Przestrzeganie prawa i zobowiązań prawnych oraz ochrona majątku i interesów Spółki – w celu wywiązania się ze zobowiązań prawnych lub w przypadku, gdy mamy uzasadniony interes, będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe, jeśli jest to właściwe lub konieczne (a) zgodnie z obowiązującym prawem, w tym z przepisami prawa obowiązującymi poza krajem Państwa miejsca zamieszkania oraz z zaleceniami sektorowymi (np. należyta staranność kontrahenta, pranie brudnych pieniędzy, finansowanie terroryzmu i innych przestępstw); (b) w celu zapewnienia zgodności z postępowaniem sądowym; (c) w celu udzielenia odpowiedzi na wnioski organów publicznych i rządowych, w tym organów publicznych i rządowych poza Państwa krajem zamieszkania; (d) w celu egzekwowania naszych warunków i innych stosownych zasad; (e) w celu ochrony naszych operacji; (f) w celu ochrony naszych praw, prywatności, bezpieczeństwa lub własności; i/lub praw, prywatności, bezpieczeństwa lub własności Państwa lub innych osób; oraz (g) w celu umożliwienia nam egzekwowania dostępnych nam środków prawnych lub ograniczenia szkód, jakie możemy ponieść.
• Realizacja nałożonego obowiązku – zgodnie z przepisami prawa, może na nas ciążyć obowiązek ujawnienia Państwa danych osobowych instytucjom państwowym lub nadzorczym. Niektóre organy mogą nałożyć na Spółkę obowiązek ujawnienia danych, a jego niespełnienie będzie równoznaczne z naruszeniem przez Spółkę przepisów prawa.
• Archiwizacja – niektóre przepisy prawa, np. związane z rozliczeniami księgowymi, mogą nałożyć na Spółkę obowiązek archiwizacji przez określony czas dokumentów, w których widnieją dane osobowe Partnerów.

3.   PRAWO DO WNIESIENIA SPRZECIWU

W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych opisanych powyżej. Skutkiem zgłoszenia sprzeciwu będzie zaprzestanie przetwarzania Państwa danych osobowych, poza przypadkami, w których Spółka będzie w stanie wykazać istnienie prawnie uzasadnionych podstaw przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub w przypadku, w którym Państwa dane będą niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przez Spółkę.

4.   JAK DŁUGO SPÓŁKA PRZECHOWUJE DANE OSOBOWE

Dane osobowe Partnerów:

• wynikające z umowy, będą przechowywane przez okres trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń, zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego,
• dane pracowników kontaktowych będą przetwarzane zgodnie z lit. a powyżej, chyba że wcześniej Spółka uzyska informację o zakończeniu stosunku pracy danej osoby,
• będące danymi księgowymi, będą przechowywane przez okres 5 lat od roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje i transakcje zostały ostatecznie zakończone, rozliczone lub spłacone,
• uzyskane w celu przesyłania informacji handlowej oraz marketingu bezpośredniego, będą przechowywane do czasu trwania prawnie uzasadnionego interesu związanego z obowiązywaniem umowy, a po jej wygaśnięciu do czasu cofnięcia zgody

5.   KTO MA DOSTĘP DO DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe mogą być udostępnione:

• w ramach grupy kapitałowej Spółki
• naszym zewnętrznym partnerom i dostawcom usług, aby ułatwić im świadczenie usług na naszą rzecz – m.in. dostawcom usług IT, firmom księgowym, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy i wyłącznie zgodnie z poleceniami administratora,
• gdy jest to konieczne lub stosowne, zwłaszcza gdy mamy do tego prawny obowiązek lub uzasadniony interes – (a) realizując obowiązek zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi, (b) dla współpracy z organami publicznymi i rządowymi oraz organami ściągania, (c) w celu realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa,
• w związku z transakcją sprzedaży lub transakcją handlową – mamy uzasadniony interes w ujawnieniu lub przekazaniu Państwa danych osobowych stronie trzeciej w przypadku reorganizacji, fuzji, sprzedaży, przedsięwzięcia typu joint venture, cesji, przekazania lub innego zbycia całości lub dowolnej części naszej działalności, aktywów lub akcji (w tym w związku z upadłością lub podobnym postępowaniem). Takie strony trzecie mogą obejmować na przykład podmiot przejmujący i jego doradców.

6.   PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Spółka pragnie zapewnić Państwa, że wszystkim osobom, których dane są przetwarzane przez Spółkę przysługują odpowiednie prawa wynikające z RODO. W związku z tym przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
• prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

7.   PRAWO DO COFNIĘCIA ZGODY

W niektórych sytuacjach możemy poprosić Państwa o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych (np. w celach marketingowych). Jeżeli udzielili nam Państwo zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, przysługuje Państwu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

8.   CZY PODANIE DANYCH OSOBOWYCH JEST OBOWIĄZKIEM

Podanie nam danych osobowych jest dobrowolne, ale jest jednocześnie warunkiem realizacji umowy.

W przypadkach, gdy zbieramy Państwa dane na podstawie Państwa zgody, podanie danych osobowych jest dobrowolne.

9.   ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI

Podane przez Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji względem Państwa.

10.   PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTW TRZECICH

Nie przekazujemy Państwa danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

11.   W JAKI SPOSÓB ZABEZPIECZONO PAŃSTWA DANE OSOBOWE

W naszej opinii oraz na podstawie przeprowadzonej oceny ryzyka, podjęliśmy odpowiednie kroki w celu zapewnienia bezpieczeństwa Państwa danych osobowych. Uwzględniliśmy ryzyko przypadkowego lub bezprawnego zniszczenia, bądź przypadkowej utraty, uszkodzenia, zmiany, nieupoważnionego udostępnienia lub dostępu, a także inne formy bezprawnego przetwarzania (w tym m.in. niepotrzebne gromadzenie danych) lub ich dalszego przetwarzania.

12.   JAK SIĘ Z NAMI SKONTAKTOWAĆ

Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz się skontaktować w sprawach ochrony swoich danych osobowych przez:

• pod adresem e-mail: ochronadanych@brandnewgalaxy.com
• pisemnie na adres siedziby Spółki:
  Brand New Galaxy Sp. z o. o.
  ul. Ząbkowska 31
  03-736 Warszawa